Lückenlose Verfahrensdokumentation hat zahlreiche Vorteile
Die Verfahrensdokumentation ist ein wertvolles Instrument zum Nachweis ordnungsgemäßer Datenverarbeitung. Sie stellt sicher, dass digitale Dokumentationen den Verordnungen der Abgabenbestimmung und den Inhalten des Handelsgesetzbuches entsprechen. Die sachgerechte Führung und Aufbewahrung von Unternehmensbüchern in elektronischer Form sowie der erforderliche Datenzugriff (GoBD) ist in den Grundbestimmungen detailliert aufgeschlüsselt.
Die Verfahrensdokumentation umschreibt den organisatorischen Prozess bei der elektronischen Datenverarbeitung. Von der Informationsentstehung über die Verarbeitung, Indizierung und Speicherung bis hin zum präzisen Wiederfinden, der professionellen Auswertbarkeit, die korrekte Verfahrensdokumentation behält alles im Blick. Sicheren Schutz bieten sämtliche Maßnahmen gegen Verlust, unsachgemäße Reproduktion und Verfälschung.
Die Zielsetzung liegt in der Nachvollziehbarkeit und lückenlosen Prüfung ordnungsgemäßer Buchführung und Belegabgabe. Eine professionelle Dokumentation ermöglicht es dem Steuerberater und Wirtschaftsberater Geschäftsprozesse in einem angemessenen Zeitrahmen nachvollziehen zu können. Prüfungen werden hierbei vereinfacht und das gesamte Prozedere komprimiert.
Grundlage bilden standardisierte Methodiken zur unkomplizierten Strukturierung. Es können hierbei verschiedene Teilbereiche unterschieden werden.
In einer allgemeinen Beschreibung werden rechtliche Bedingungen, Ort der Datensicherung und vorhandenes Outsourcing näher dokumentiert. Die Anwenderbeschreibung nimmt den Prozess des täglichen Einsatzes ins Visier. Die gesamte Administration, Schulungs- und Arbeitsanweisungen sowie die Beschreibung umfassender Gesamtprozesse finden hier ihren Niederschlag. Von der chronologischen Verarbeitung der Eingangsrechnungen bis hin zur digitalen Postzustellung wird alles berücksichtigt. Die Betriebsdokumentation stellt die IT Sicherung an oberste Stelle, Betriebsüberwachung, Change Management und Datensicherung sind von Interesse. Im technischen Sektor geht es um Schnittstellen von Hard- und Software sowie die optimale Konfiguration. Ein internes Kontrollsystem deckt den Bereich der Prozessqualität ab. Verantwortlichkeiten und Kompetenten werden definiert und die Aufgabenverteilung von Mitarbeitern festgelegt.
Die Dokumentation zum ersetzenden Scannen informiert über die Digitalisierung von Papierbelegen und deren darauffolgende Beseitigung. Aufgrund der vollständigen Vernichtung sind eine Vielzahl unterschiedlicher Bestimmungen zu beachten. Zur eindeutigen Zuweisung sind Fragen zu Zeitpunkt und verantwortlichen Personen zwingend zu speichern.
Zur ordnungsgemäßen Kassenführung sind eine Vielzahl von Punkten relevant, die im Prüfungsfall von den Behörden herangezogen werden
Die Verfahrensprozesse nach GoBD können als transparentes Unternehmensbuch betrachtet werden. Im Vorfeld einer fälligen Betriebsprüfung kann sie von den Finanzbehörden angefordert werden. Dies macht eine effiziente Kontrolle jederzeit möglich. Vollständig und korrekt durchgeführt können formelle Buchungsmängel vermieden und die Gefahr von Haftung reduziert werden.
Die korrekte Umsetzung bietet Unternehmen eine Chance interne Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen und umzusetzen. Das gesamte Wissensmanagement kann verbessert und auf den neusten Stand gebracht werden.
Aber es ist auch Vorsicht geboten. Werden nachweisliche Mängel festgestellt, kann es zur Verwerfung der gesamten Buchführung kommen. Finanzbehörden führen dann häufig Schätzungen durch, die als Besteuerungsgrundlage dienen.
Immer gilt es auf Vollständigkeit sämtlicher Dokumente und Unveränderbarkeit aller Informationen zu achten. Alle Prozesse sind klar und übersichtlich zu gestalten.